Nachträgliche Projektkontierung

Unter nachträglicher Projektkontierung versteht man, dass Mitarbeitende einen Projektwechsel nicht sofort beim Beginn einer neuen Tätigkeit durchführen müssen. Stattdessen wird die Arbeitszeit zunächst immer auf ein fest definiertes Projekt gebucht. Standardmäßig ist dies der Projektverteiler.

Wird auf dieses Projekt gebucht, können Mitarbeitende ihre Arbeitszeit nach Abschluss der Arbeit – oder auch noch Tage später – frei auf verschiedene Projekte aufteilen. Diese Aufteilung erfolgt über die nachträgliche Projektkontierung.

Unterschiede zur Start/Stop-Erfassung im Watcher

In den folgenden Punkten unterscheidet sich die nachträgliche Projektkontierung von der klassischen Start/Stop-Erfassung im TimePunch Watcher.

Projektkontierungsdialog nach Abschluss der Erfassung

Wird die Zeiterfassung beendet, während zuvor ein Projekt zur nachträglichen Kontierung (z. B. der Projektverteiler) aktiv war, öffnet sich automatisch der Projektkontierungsdialog im TimePunch Watcher.

Der Dialog zeigt den soeben abgeschlossenen Zeiteintrag an und fordert den Mitarbeitenden auf, diesen Eintrag aufzuteilen. Dabei können folgende Angaben gemacht werden:

• Projektstunden
• Projekt
• Tätigkeit
• Kunde
• optionale Beschreibung

Mit einem Klick auf „Eintragen“ wird die Projektkontierung gespeichert.
Dadurch reduziert sich die verbleibende Zeit, die noch projektiert werden muss.

Bearbeiten der Projektkontierung

Die Liste der Projektkontierungen kann vom Mitarbeitenden beliebig lange bearbeitet werden, bis die Projektkontierung abgeschlossen wird. Ein vorhandener Eintrag kann durch einen Klick auf die entsprechende Projektkontierung erneut geöffnet und bearbeitet werden.

Abschluss der Projektkontierung

Beim Abschluss der Projektkontierung wird der zuvor beendete Zeiteintrag endgültig auf die ausgewählten Projekte verteilt.

note

Wichtig:
Wird die Projektkontierung abgeschlossen, ohne dass die gesamte Zeit verteilt wurde, bleibt die verbleibende Restzeit offen und muss später erneut kontiert werden.

Rückwirkende Kontierung

Nicht immer ist es möglich, die Projektkontierung direkt nach Abschluss eines Zeiteintrags vorzunehmen.

Ein typischer Fall ist, dass der PC weiterläuft und der Mitarbeitende den Dialog nicht bestätigt. In diesem Fall schließt der TimePunch Watcher den Zeiteintrag automatisch ab, ohne dass eine Projektkontierung erfolgt.

Für solche Situationen bietet der Watcher die Möglichkeit, bestehende Einträge nachträglich zu kontieren. Sind noch offene Projektkontierungen vorhanden, wird dies im Watcher durch eine für den Mitarbeitenden gut sichtbare Schaltfläche angezeigt: „Offene Projektkontierungen bearbeiten“

Nach dem Klick auf diese Schaltfläche wird eine Liste aller offenen Projektkontierungen angezeigt.

Ein Klick auf eine offene Projektkontierung öffnet den Dialog zur Aufteilung der Arbeitszeit. Dabei erscheint derselbe Dialog „Abschluss der Projektkontierung“, der auch nach dem regulären Beenden eines aktiven Zeiteintrags angezeigt wird.

Sonderfall: Kontierung ohne Beenden der Zeiterfassung

Mitarbeitenden ist es auch erlaubt, untertägige Projektkontierungen vorzunehmen. Das bedeutet, dass die bisher erfasste Arbeitszeit auf verschiedene Projekte verteilt werden kann, ohne die laufende Zeiterfassung zu beenden.

Hierzu wird die Schaltfläche „Kontierung“ im Watcher verwendet.

Hinweis:
Die Schaltfläche „Kontierung“ ist nur sichtbar, wenn die Zeiterfassung aktuell auf das Projekt zur nachträglichen Projektkontierung läuft (standardmäßig der Projektverteiler).

Einstellungen im TimePunch Management

Die grundlegenden Optionen zur nachträglichen Projektkontierung werden im TimePunch Management festgelegt. Diese befinden sich in den Einstellungen im Register Nachträgliche Projektkontierung